Planung, Auswahl und Schulung des Standpersonals
Ein gelungener Messestand allein reicht leider nicht, um Ihren Auftritt bei EXPO COMM so effektiv wie möglich zu gestalten. Erst die richtigen Menschen an Ihrem Stand machen Ihre Teilnahme zu einem wahren Erfolg.
Ihre Mitarbeiter sollten im Vorfeld eine entsprechende Schulung mit folgenden Lernpunkten durchlaufen:
- Verhalten und Umgangsformen gegenüber Messebesuchern
- Fundierte Kenntnisse zum ausstellenden Unternehmen
- Detailliertes Wissen zu Projekten, Dienstleistungen, Standorten
- Evt. fachliche Terminologie in englischer Sprache
Die Investition in Ihre Mitarbeiter lohnt sich, denn kommunikatives und kompetentes Standpersonal sorgt für perfekte Kundenbeziehungen - und bleibt dem Besucher Ihres Standes in angenehmer Erinnerung.
Persönliche Vorbereitung der Mitarbeiter
Neben der fachlichen Schulung der Mitarbeiter im Vorfeld der Messe kommt es bei der Auswahl des Standpersonals auf Fingerspitzengefühl an. Drei Messetage können sehr lang und anstrengend sein. Deshalb empfiehlt es sich, die belastbarsten Mitarbeiter zur Messe mitzunehmen, die auch nach zehn Stunden Lärm und Hektik freundlich und kompetent antworten können. Ihre Mitarbeiter müssen von der ersten bis zur letzten Minute Ihres Messe-auftritts gut vorbereitet Ihr Unternehmen präsentieren.
Fundierte Unternehmenskenntnisse - Aktive Kontakt-u.Kommunikationsfähigkeit - Gute Fremdsprachenkenntnisse(v.a.Englisch) - Gewandtes Auftreten - Gutes Benehmen - Anpassungsfähigkeit - Messeerfahrung - Belastbarkeit
Wichtig ist das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter, die um die absatzpolitische Bedeutung einer Messe wissen sollten. Denn selbst hundert Kontakte pro Tag sind wertlos, wenn nicht gezielt Angaben zum Messebesucher festgehalten werden. Dazu zählen das Einsammeln von Visitenkarten, das Auf-schreiben von Fragen etc.. Eine konsequente Nachbereitung der Besuchsberichte entscheidet letzten Endes über den Erfolg des Messeauftritts.
Für eine Reihe von Tätigkeiten auf dem Messestand kann vor Ort auch Fremd-personal verpflichtet werden, z.B. Hostessen, Dolmetscher. Hierbei helfen wir Ihnen gerne weiter!
Fachliche Vorbereitung
Je umfassender das Standpersonal über die Ziele einer Beteiligung an der Messe informiert ist und je klarer die Aufgaben jedes Einzelnen abgesteckt sind, desto eher kann jeder Mitarbeiter den gestellten Aufgaben gerecht werden. Mitarbeiter, die sich richtig vorbereitet und informiert fühlen, tragen entscheidend zum reibungs-losen und erfolgreichen Messeverlauf bei. Zu informieren ist daher über:
- Details zur Branche
- Details zum Messeplatz und Messegelände
- Besonderheiten des Messestandes
- Das Ausstellungsgut - das eigene Produkt-und Leistungsangebot
- Wettbewerb und Besonderheit des Produktes
- Art der Gesprächsführung, Argumentation und Fragetechnik
- Die Standordnung und den Dienstplan
Zu einem guten Briefing gehören auch ein Rundgang über das Messegelände, die Einweisung in den Messestand (wo finde ich was) sowie eine Vorstellung des Personals am Stand.
Betreuung des Standpersonals
Das Standpersonal ist rechtzeitig vor Messebeginn einzuweisen. Eine tägliche Lagebesprechung - morgens oder abends - informiert darüber hinaus alle Mitarbeiter über Messeerfolge und Details für den nächsten Tag (wichtige Besucher oder Aktionen). Auch Schwachstellen im Ablauf können angesprochen und kurzfristig abgestellt werden. Ein gut geführtes Messeteam gewährleistet, dass:
- Der Messestand zu jeder Tageszeit sauber und ordentlich ist
- Wertvolle Ausstellungsgüter jederzeit beaufsichtigt bleiben
- keine Engpässe bei Verbrauchs-u. Verzehrgütern entstehen
- Alle technischen Einrichtungen des Messestandes reibungs funktionieren
- Standordning und Dienstzeiten eingehalten werden
- Die Stimmungslage auf dem Messestand stets freundlich und entspannt,aber zu jeder Zeit von Aufmerksamkeit geprägt ist
- Der Standleiter immer weiß, wo seine Mitarbeiter sich gerade aufhalten
- Gespräche mit Besuchern schriftlich festgehalten und ausgewertet werden
Achtung: Die Zeiten für den Standabbau sind von E.J. Krause & Associates, Inc. genau festgelegt. Auf diese Weise soll vermieden werden, dass vorzeitig Auf-bruchstimmung entsteht und Besucher am letzten Messetag auf halbleeren Messeständen empfangen werden. Es ist also auch Aufgabe des Standpersonals, bis zum offiziellen Beginn des Abbaus für einen geordneten Standbetrieb zu sorgen.
Machen Sie das Beste aus Ihrem Messeauftritt! Fünf kleine Tipps für einen großen Messeerfolg:
Stellen Sie Ihr Produkt in den Mittelpunkt
Steigern Sie die Effektivität, indem Sie ein Produkt gekonnt in Szene setzen. Eine Präsentation aller Produkte verwirrt den Besucher und bringt Ihnen nicht die gewünschte Aufmerksamkeit. Bringen Sie z.B. mit Live-Präsentationen ein bestimmtes Produkt in den Blickpunkt.
Lassen Sie Ihre Gäste spielen
Überfordern Sie Ihre Besucher nicht mit komplizierten Referaten oder Schaubildern. Erklärungsbedürftige Produkte lassen sich am besten spielerisch, z.B. durch interaktive Spiele, kennen lernen.
Nehmen Sie jeden Besucher in Empfang
Am Empfangs-Desk muss sofort ersichtlich sein, welcher potentielle Gast auf welchen Mitarbeiter treffen soll. Am Computer können Sie dann sofort erkennen, wer zuständig ist und wie wichtig der Kunde für Ihr Unternehmen sein könnte.
Verzichten Sie auf aufwendige Prospektauslagen
Viele Gäste fühlen sich durch eine Anhäufung von Mappen, Produktbroschüren etc. überfordert. Halten Sie stets alle Papiere bereit, aber legen Sie nur eine kleine Auswahl der wichtigsten Materialien aus. Besprechen Sie mit dem Kunden seinen Bedarf an relevantem Informationsmaterial und senden Sie ihm dies später ins Büro.
Schaffen Sie eine angenehme Wartezone
Gerade zu Stoßzeiten müssen Standbesucher oft auf den richtigen Ansprechpartner warten. Sorgen Sie dafür, dass die Gäste sich in der Zwischenzeit wohl fühlen. Eine kleine Sitzecke oder eine Kaffeetheke zeugt von Gastfreundschaft und erhöht Ihre Chancen auf erfolgreiche Kontakte.
Liebe Aussteller,
wir möchten, dass Ihr Messeauftritt bei einer Messe so erfolgreich wie möglich wird. Doch auch Sie sollten im Vorfeld bei Ihrer Messeplanung folgende Punkte berücksichtigen:
In Ländern wie Argentinien, Mexiko, Russland, Japan, Korea und China ist es ratsam, mindestens 1 Person als Standpersonal mitzunehmen, die die jeweilige Landessprache in Wort und Schrift beherrscht. (*)
In Ländern wie Argentinien, Mexiko, Russland, Japan, Korea und China können Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass jeder Besucher die englische Sprache perfekt beherrscht. Wenn Sie in diesen Ländern Geschäfte tätigen möchten ist es unerlässlich, Werbematerial, Broschüren o.ä. in der jeweiligen Landessprache bereit zu halten.
(*) Als Aussteller auf unseren Messen haben Sie natürlich auch die Möglichkeit, Personal anzumieten, welches die jeweilige Landessprache oder die jeweilige Landessprache und Englisch beherrscht.
Fragen Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter!
Ihr E.J. Krause-Team